Efektivní schvalování faktur na stavbách. Bez papírování, nejasností a časových prodlev
Pro úspěšné a efektivní podnikání je nezbytné pracovat s funkčními procesy, které nezatěžují manažery a vedoucí pracovníky. Jedním z náročných procesů v případě stavebních firem je schvalování faktur.
Mnohdy se faktury nachází pouze v papírové podobě, je potřeba je převážet mezi stavbou a sídlem společnosti, je komplikované se v nich vyznat apod. Celý proces tak může být zdlouhavý a vzniká v něm prostor pro finančně nákladné chyby. Se stejnou překážkou se potýkala i stavební firma IDPS, která hledala efektivní řešení a celkové zjednodušení procesu plateb. Tímto řešením se pro ně stala aplikace pro schvalování faktur Bi4 Approve Faktury, která umožňuje schvalovat dodavatelské faktury. Přímo na stavbách, před zadáním do informačního systému, pohodlně z mobilního telefonu.
Ivana Bergmanová, office manažerka společnosti IDPS, k práci s aplikací uvedla: „Aplikace Bi4 Approve faktury je velice přehledná a výrazným způsobem nám šetří čas. Jednotliví stavbyvedoucí a vedoucí projektu mají aplikaci přímo v mobilním telefonu či v počítači, a mohou tak schvalovat faktury kdykoliv a kdekoliv. Nemusíme již skladovat faktury ve vytištěné podobě, odpadlo nám převážení fyzických dokumentů a dokážeme do druhého dne finanční doklad zpracovat a uhradit.”
Společnosti IDPS díky této aplikaci zvládne pohodlně zpracovat přibližně 3 000 dokladů ročně. Oceňovanou funkcí aplikace Bi4 Approve Faktury také je, že umožňuje až 6 úrovňové schvalování. Jak doplnila Ivana Bergmanová: „Pokud faktury schvaluje partner ve sdružení, automaticky přibývá počet schvalovatelů, schvalovací proces je komplikovanější, a kdyby se měly faktury fyzicky přesouvat, tak se i časově velmi prodlužuje. Díky Bi4 Approve Faktury je kompletní schválení všemi partnery otázkou pár kliknutí v aplikaci.”
Aplikace pro schvalování faktur je efektivním nástrojem nejen pro stavební firmy, ale obecně pro všechny společnosti, které chtějí zefektivnit své finanční procesy. Obzvláště, pokud do nich vstupuje více úrovní schvalování. Současně chrání firemní finance, zabraňuje účetním omylům a nestane se, že by byla proplacena chybná faktura, jejíž plnění nebylo dodáno kompletně, docházelo k účetním podvodům apod.
Bi4 Approve Faktury kromě spolehlivosti a přehlednosti navíc načítá elektronické faktury standardu ISDOC a umožňuje automatické odeslání a načítání dat přes XML do účetního systému POHODA.
